La forma en que se gestiona el stock influye considerablemente en el rendimiento de la tienda. Un exceso de stock implica dinero inmovilizado y costes adicionales de manipulación, mientras que una escasez conlleva rupturas, insatisfacción del cliente y, por supuesto, una pérdida de facturación.
Entonces, ¿cómo gestionar el stock como un equilibrista, sin perder el control y minimizando los costes asociados?
Se lo explicamos en detalle en este artículo.
¿Qué entendemos por “stock”?
En tienda, existen diferentes tipologías de stock. Por eso, antes de iniciar cualquier iniciativa, es indispensable comprender a qué tipo de stock nos referimos.
Stock en sala de ventas vs. stock en almacén
Cuando hablamos de stock en sala de ventas, nos referimos a los productos disponibles directamente para el cliente. En cambio, el stock en almacén corresponde a aquellos productos no accesibles al público, ya que están almacenados fuera de la vista.
Este stock puede extenderse al llamado “stock gorra”, ubicado en la parte superior de las estanterías en la sala de ventas. Su implementación responde a dos necesidades: la falta de espacio en el almacén y la búsqueda de eficiencia operativa, reduciendo los desplazamientos para el reabastecimiento de productos de alta rotación.
No obstante, aunque práctico, el “stock gorra” tiene sus desventajas: deteriora la experiencia del cliente al generar una sensación de saturación visual y va en contra de los principios del merchandising.
Una distinción difícil: stock en tienda vs. stock en almacén
Para las cadenas de distribución, uno de los retos diarios consiste en disponer de una visión en tiempo real del stock tanto en la sala de ventas como en el almacén, siendo aún compleja la gestión precisa de ubicaciones. Esto requiere múltiples operaciones de registro por cada movimiento.
Sin embargo, gestionar correctamente las ubicaciones permite conocer con mayor precisión los niveles de stock por referencia y facilita la preparación de pedidos para el canal Drive.
Sea cual sea el caso, gestionar los movimientos de stock, con o sin ubicación, exige una ejecución rigurosa de tareas como registrar merma conocida, roturas, cambios de referencia, etc.
Este nivel de complejidad también existe en la distribución especializada, aunque mitigado gracias al uso de la tecnología RFID. Hoy en día bien conocida, esta tecnología mejora la trazabilidad de los productos y facilita la identificación del stock, tanto en estantería como en almacén. Si bien su uso está consolidado en la distribución especializada, sigue siendo marginal en el sector alimentario, principalmente por su coste aún elevado.
Los costes ocultos de la gestión del stock
Sobrestock: un coste financiero y logístico importante
¡Decir que el stock cuesta dinero es quedarse corto!
Entre el capital inmovilizado, los costes operativos adicionales y el riesgo de pérdida de valor del producto, los desafíos son considerables.
Cada producto almacenado representa una venta pendiente. Es decir, una oportunidad desaprovechada: ese capital podría haberse destinado a referencias más estratégicas.
Destacan aquí los stocks dormidos: productos en grandes cantidades pero de baja rotación (stocks “en riesgo”) y los productos sin salida durante largos periodos (stocks “muertos”). En estos casos, una estrategia de desestocaje no es opcional: es obligatoria.
Optimizar los planogramas es clave. Permite definir el número ideal de referencias, ajustar los niveles de stock (mínimo, máximo) según su valor estratégico (rotación, margen, amplitud de oferta, capacidad de sustitución).
Además del aspecto financiero, el exceso de stock complica el día a día: más desplazamientos entre almacén y sala de ventas, más dificultad para almacenar, más tiempo perdido buscando productos. De ahí una regla de oro: tocar el producto lo menos posible para reducir el tiempo de manipulación.
Por último, un sobrestock aumenta automáticamente los riesgos de pérdidas: merma, rotura, caducidad… Todo ello perjudica la rentabilidad económica y la eficiencia logística de la tienda.
Rupturas de stock: un coste con consecuencias
Por el contrario, un stock insuficiente también tiene efectos nefastos: pérdida inmediata de ventas y deterioro de la imagen del punto de venta.
Es cierto que en el 40 % de los casos un producto puede ser sustituido, pero en el 60 % restante, la ruptura se traduce en pérdida total. Un punto de venta con rupturas frecuentes genera frustración, haciendo caer la afluencia con el tiempo.
Gestionar bien el stock significa encontrar el equilibrio entre disponibilidad y rentabilidad.
En otras palabras: un verdadero acto de equilibrio. ¿Cómo lograrlo? ¡Se lo contamos!
Paso 1: Dar sentido a las tareas relacionadas con el stock
Es fundamental dar sentido a las tareas vinculadas a la gestión del stock. No se trata únicamente de realizar pedidos.
Primero, es clave sensibilizar a los equipos sobre la importancia de realizar los registros de rupturas en momentos estratégicos, idealmente al final del día, justo antes del cierre. Esto permite entender mejor sus causas (falta de reposición, problema con el proveedor, pedido insuficiente…). Como bien dice uno de nuestros expertos, se trata de tener “los ojos del cliente, justo antes de bajar la persiana”.
En cambio, realizar estos controles en momentos aleatorios durante el día lleva a análisis imprecisos y, con frecuencia, a sobrepedidos innecesarios.
También es importante que los colaboradores comprendan que cada pedido tiene un impacto operativo. Un exceso de mercancía implica una carga de trabajo mayor: primero hay que colocarla en estantería y después gestionar una nueva reposición.
Además, el orden del almacén juega un papel fundamental. Un espacio desorganizado hace perder un tiempo valioso, complica la reposición y dificulta tener una visión fiable del stock real.
La comunicación entre colaboradores también es esencial, especialmente durante las promociones. Una operación promocional puede cambiar en el último momento, afectando directamente a la gestión del stock (generando sobrestock).
Una gestión eficaz del stock comienza, por tanto, con gestos sencillos… pero bien comprendidos.
Paso 2: Confiabilizar el stock corrigiendo los malos hábitos
No es raro que los equipos desconfíen de los sistemas automáticos de reposición (RAO) y prefieran realizar pedidos manuales.
El problema: estos pedidos suelen estar sobrevalorados, generando sobrestock y una carga de trabajo innecesaria.
Sin embargo, cuando está bien configurado, el RAO es una herramienta fiable y potente. La clave está en la parametrización: definir con precisión los umbrales de stock mínimo y máximo para cada referencia y asegurarse de que los datos de stock sean lo más fiables posible. Un RAO eficiente empieza por un stock confiable.
Definir los parámetros correctos del RAO
Para establecer los parámetros adecuados por referencia, es imprescindible conocer bien los productos presentes en estantería.
En la práctica, se utiliza a menudo la clasificación ABC: el 20 % de los productos generan el 80 % de la facturación, el 30 % representan el 15 %, y el 50 % restante apenas el 5 %.
Esta segmentación permite ajustar el RAO en función del peso estratégico de cada producto. Los artículos de categoría A, más rentables, requieren un seguimiento más riguroso y una configuración más precisa. También es sobre estas referencias clave donde se deben concentrar los inventarios rotativos, ya que aquí las rupturas simplemente no son aceptables.
Confiabilizar el stock
Partamos de una premisa realista: su stock teórico (el registrado en el sistema) no es exacto.
Para hacerlo fiable y afinar los pedidos, algunas acciones deben integrarse sistemáticamente en el día a día del equipo.
Primero, es esencial realizar reposiciones en productos de alta rotación, especialmente por la tarde. Esto permite verificar su disponibilidad en estantería, evitar rupturas y, sobre todo, garantizar que los datos del sistema reflejen la realidad.
No debe olvidarse el registro de rupturas al final del día.
Otro punto crucial: el control de stocks negativos. Es frecuente que productos estén mal referenciados o mal registrados. Este tipo de errores distorsiona totalmente el funcionamiento del RAO.
También es importante declarar correctamente los productos perdidos por rotura o merma para mantener un nivel de stock coherente con la realidad.
Y si bien el seguimiento de caducidades es diario en los productos frescos, no se deben descuidar los productos secos. Si caducan sin ser detectados, el riesgo de ruptura aumenta significativamente.
El reto es aún mayor cuando estas tareas se suman a otras muchas prioridades en tienda. Esta acumulación puede abrumar al equipo y relegar estas acciones esenciales a un segundo plano. El resultado: la fiabilidad del stock se deteriora.
Aquí es donde entra en juego el pilotaje preciso de la actividad. Además de permitir gestionar prioridades de forma estructurada, también permite, en nuestro caso, liberar tiempo para asegurar una gestión de stock más fiable y duradera.
Paso 3: Optimizar el stock gracias al pilotaje de la actividad
La dificultad reside, por tanto, en encontrar el equilibrio entre tareas diarias prioritarias como la reposición de la mercancía recién llegada y acciones como los inventarios rotativos, el control de stocks o las tareas mencionadas anteriormente.
Aquí es donde TimeSkipper, herramienta de pilotaje de la actividad, entra en acción: ayuda precisamente a gestionar estas prioridades y a optimizar la gestión del stock.
¿Cómo funciona en la práctica?
Primero, la plataforma modeliza con precisión la actividad en tienda. Mide de forma exacta la carga real de las tareas prioritarias definidas por el punto de venta, permitiendo identificar el tiempo necesario para realizarlas correctamente.
Luego, gracias a una visión clara de las cargas diarias prioritarias y a una distribución equilibrada entre colaboradores disponibles y aquellos en sobrecarga, TimeSkipper identifica los huecos de disponibilidad.
Estos espacios pueden entonces dedicarse a tareas críticas de gestión de stock como inventarios rotativos, registros de ruptura, control de stocks negativos, entre otras.
Además, la herramienta permite integrar estas tareas directamente en la jornada tipo de ciertos colaboradores, garantizando su regularidad.
Así, estas acciones no se olvidan y la optimización del stock se lleva a cabo de forma progresiva y sostenible. Se reducen los riesgos de ruptura y sobrestock, y la satisfacción del cliente mejora. ¿Qué más se puede pedir?
Analizar los indicadores de rendimiento para medir los esfuerzos realizados
Para medir de forma concreta el impacto de los esfuerzos realizados con TimeSkipper, es esencial poner en relación el nuevo tiempo dedicado a las tareas de stock y su sistematización con indicadores clave de rendimiento.
La plataforma permite seguir con precisión cómo una buena gestión de tareas como la reposición, el registro de rupturas o el control de stocks negativos conduce a una reducción del índice de ruptura, de la merma, del desperdicio y del nivel de stock.
Al comparar el tiempo invertido en las tareas de stock con estos indicadores, los equipos pueden evaluar fácilmente la eficacia de los procesos implementados y ajustarlos si es necesario.
Este análisis permite visibilizar los beneficios concretos de una organización más estructurada, facilitando la mejora continua de las prácticas operativas y, como consecuencia, del rendimiento económico de la tienda.
Caso real: Carrefour Belgium
En Carrefour Belgium, la modelización de la actividad y la sistematización de las tareas vinculadas al stock permitieron reducir el nivel de stock en un 30 %. Y esto no es más que un ejemplo entre muchos otros
En resumen: optimizar el stock es gestionar mejor su tienda
La optimización del stock no se basa en una receta mágica, sino en una suma de acciones rigurosas, repetidas y bien integradas en el día a día de los equipos.
Al estructurar las prioridades, fiabilizar los datos y pilotar las tareas con herramientas como TimeSkipper, se vuelve posible hacerlo cada día… sin dolores de cabeza.
Entonces, ¿está listo para gestionar mejor el stock de su tienda?
