La crisis generada por la COVID-19 aceleró la transformación de nuestra relación acerca del trabajo. Hoy por hoy, el teletrabajo y la flexibilidad son las nuevas normas… Y eso supone más autonomía y responsabilización de los colaboradores en las empresas.
En el sector de la distribución, es más complicado implementar este tipo de organización, ya que, por ejemplo, la presencia de los colaboradores en la tienda es necesaria para colocar los productos en las estanterías. Sin embargo, más del 50% de los colaboradores[1] que trabajan en un punto de venta consideran que tienen un alto nivel de autonomía. Aun así, debemos ser conscientes de que esta percepción traduce un «laisser faire» no constructivo, más que una dirección que fomenta la autonomía y la realización de los objetivos. De hecho, 2/3 de los mánagers[2] de la distribución admiten que están desbordados, por falta de tiempo, de herramientas y, muchas veces, de formación para la gestión y el seguimiento de sus equipos.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de «autonomía y responsabilización»? ¿Cómo fomentar estos valores dentro de los equipos de encargados de secciones?
La respuesta y solución de Timeskipper
¿Qué son la «verdadera» autonomía y la «verdadera» responsabilización» en el sector de la distribución?
Autonomía y responsabilización: compromiso con el equipo y con los clientes de la tienda
Podemos afirmar que un encargado de sección es autónomo cuando es capaz de tomar decisiones y efectuar tareas que considera oportunas, teniendo en cuenta las expectativas de los clientes y los retos de la tienda. Dicha autonomía se aplica en su propio campo de acción, pero también existe una noción fundamental de interdependencia de los colaboradores.
En efecto, a condición de que sus tareas prioritarias estén efectuadas dentro del tiempo asignado, cada uno puede salir de su campo de acción asignado, para contribuir a una carga de trabajo común (limpieza, facing, colocación, formación, etc.). Por ejemplo, en la distribución especializada, la autonomía consiste en priorizar siempre el asesoramiento a la venta y no sus propias tareas. Es decir, primero atender al cliente.
Por consiguiente, la autonomía es la libertad de decidir de la organización y de los medios que utilizar para alcanzar un objetivo común. Según la misma lógica, la responsabilización consiste en hacerse cargo del objetivo y comprometerse a lograrlo. En este sentido, la autonomía es consustancial a la responsabilización; la utilización de estas dos facultades permite generar motivación y eficacia entre los colaboradores.
Autonomía y responsabilización: ¿qué exigencias para el modelo de organización?
La autonomía y la responsabilización no se otorgan, y tampoco se imponen. Se adquieren… pero bajo ciertas condiciones:
1-El estado de ánimo del mánager y la capacidad de motivar a sus equipos
La actitud del mánager es el primer catalizador de la participación y del deseo de autonomía. Por este motivo, tiene que cumplir con ciertos prerrequisitos no negociables:
- Confiar en sus equipos.
- Implementar un sistema de animación que valora la corresponsabilidad.
- Preservar la capacidad de iniciativa de cada individuo.
2-El conocimiento preciso de las tareas que realizar: se trata para los colaboradores de disponer de una visibilidad sobre la carga de trabajo, para decidir «qué» realizar, y estar presente cuando sea necesario.
3-Una comunicación transparente y fluida, en tiempo real, entre los colaboradores y con los mánagers, basada en varios soportes que permiten la movilidad, con el objetivo de fomentar la interacción continua.
4- La capacidad de adaptación: es decir, ser capaz de ponerse en el lugar de los demás cuando es necesario, según las necesidades operacionales y garantizando que las competencias de cada uno encajen.
5-El compromiso del individuo: este compromiso está relacionado con una buena comprensión del trabajo de los demás y con una corresponsabilidad con respecto al objetivo del proyecto global.
Es importante comprender que la verdadera autonomía y responsabilización de cada individuo se nota por su contribución a la eficacia operacional del equipo.
Una herramienta para acompañar la autonomía y la responsabilización de los encargados de sección
Si bien la actitud del mánager es esencial para fomentar la autonomía y la responsabilización, también es imprescindible gestionar la actividad de los equipos. Por lo tanto, utilizar una herramienta constituye, para los mánagers y los colaboradores, uno de los medios más seguros para lograrlo con serenidad.
La primera ventaja de una herramienta es la automatización del cálculo de la carga de trabajo y su asignación equitativa entre los colaboradores, según un referencial de tareas y de tiempo. La planificación permite a cada encargado de sección ver sus tareas. Así puede tomar la responsabilidad del mantenimiento de su propia sección, siendo libre de decidir las prioridades, y teniendo en cuenta los imperativos de la tienda y de sus colegas.
Además, la herramienta permite visualizar todas las tareas asignadas y compartidas que pueden ser ejecutadas durante las horas de trabajo, a pesar de que los colaboradores pensaban que no era posible.
Por ejemplo, Décathlon implementó un inventario constante semanal para ciertas categorías de productos, que los equipos deben realizar. Cada colaborador debe tomar la iniciativa, según sus prioridades y su tiempo libre, de contribuir a este objetivo semanal común. También debe tener la posibilidad, en cada momento, de verificar la buena ejecución de este objetivo durante las horas de trabajo.
En cuanto a esta lógica de interconexión y de ayuda mutua, la plataforma Timeskipper contribuye a flexibilizar la organización. Por ejemplo, un empleado puede mostrarse disponible para contribuir a tareas comunes, apoyar a un colega o tomar su carga de trabajo en caso de sobrecarga. En el marco de la anualización de las horas de trabajo, un colaborador tiene la posibilidad de empezar la jornada más temprano o más tarde, según las necesidades operacionales y la carga de trabajo del equipo. En este sentido, la plataforma permite a los colaboradores actuar como co-responsables dentro del equipo, para el buen funcionamiento de todo el departamento.
La plataforma Timeskipper también es un grande motor de reconocimiento del trabajo realizado, gracias a la transparencia de la planificación. Fomenta una organización en la que el colaborador es valorado y reconocido por sus compañeros y sus mandos. También impide que se callen cosas y que haya equívocos. Este principio es liberador y hace que los empleados estén más propensos a adoptar el proceso de autonomía y de responsabilización.
En conclusión, cada uno se vuelve más sereno y se siente más confiado, gracias a un acompañamiento alentador de los mánagers basado en una herramienta. Los encargados de sección utilizan la herramienta para mejorar su organización, con el objetivo de mejorar los resultados del departamento entero, y, sobre todo, con ganas de conseguirlo.
Eso es una ilustración perfecta de la autonomía y la responsabilización que Timeskipper, la herramienta de gestión de la actividad, implementa a diario cuando acompaña varios actores de la distribución alimentaria y especializada.
[1] Encuesta Timeskipper: Percepción del tiempo en el sector de la gran distribución (junio-julio 2023)
[2] Encuesta Timeskipper