La rotura de stock es el enemigo jurado de cualquier tienda. Entre ventas que se esfuman, clientes contrariados y una fidelidad que se erosiona, nada, absolutamente nada, nos hace ver con buenos ojos una rotura de stock. Más aún cuando, solo en España, su coste medio se valora en miles de millones de euros al año. Una cifra más que considerable, estarás de acuerdo. Entonces, ¿cómo evitarla?
Hoy, varias tecnologías aportan vías de solución indiscutibles para prevenir su aparición en tienda. Sin embargo, su implantación impacta en los métodos de trabajo tradicionales. ¿De qué manera? ¿En qué niveles se traduce ese impacto?
La pregunta sigue abierta.
Precisamente estas son las preguntas que hemos querido hacernos. Y que te proponemos profundizar en este artículo. Prometido: no nos faltan ideas para orientarte hacia la estrategia adecuada.
Recordatorio: rotura, NOSBOS y rotura visual: tres realidades diferentes
Antes de entrar en materia, hay que tener claro de qué estamos hablando. Y justo de eso va esta parte. En el imaginario colectivo, “rotura de stock” suele significar “producto ausente en el lineal”. Pero, en la práctica, existen tres tipologías de roturas distintas:
1. La rotura de stock denominada “clásica”
La rotura de stock más conocida equivale a ‘no queda nada en ninguna parte’. Es decir, el producto ya no está disponible ni en el lineal ni en la reserva/almacén de tienda. Suele oscilar, por lo general, entre el 1 % y el 3 % de las referencias. Cuando ocurre, suele revelar una falta de anticipación de la demanda o un imprevisto externo (cadena de suministro: retraso del proveedor o del transporte, roturas en almacén, o incluso desacuerdos contractuales con los fabricantes).
2. La NOSBOS (Not On Shelf But On Stock)
Esta rotura de stock es, históricamente, la más recurrente. Suele situarse entre el 2 y el 8 % de las referencias. Aquí, el producto está disponible en la reserva, pero no en el lineal. El problema no es el aprovisionamiento ni la falta de anticipación de la demanda, sino un asunto de ejecución en tienda. Puede deberse a una mala gestión de prioridades, a errores en la orquestación de las repuestas (reposición) o, simplemente, a una reserva mal organizada (producto no localizado).
3. La rotura de stock visual o la “falsa” rotura
En este caso, el producto está disponible en el lineal, pero los clientes no lo compran porque no lo ven. Por ejemplo, puede estar al fondo del estante, en una ubicación incorrecta o escondido detrás de otra referencia. Se trata, por tanto, más bien de un problema de merchandising (señalización, gestión del planograma).
Aclaradas estas definiciones, pasemos ahora al meollo del tema.
Impacto de las nuevas tecnologías en los métodos tradicionales: de la corrección a la prevención
Los esfuerzos para frenar las roturas de stock se apoyan en tres palancas tradicionales: el registro/detección de roturas en lineal, un stock fiable y bien ordenado, y la anticipación fina de la demanda para optimizar el lineal. Ahora bien, hoy estas prácticas están, en mayor o menor medida, impactadas por la llegada de nuevas tecnologías a la tienda. Hagamos balance.
1 - ¿Se eliminarán pronto los relevamientos de roturas de stock?
¿Podría desaparecer pronto el fastidioso relevamiento de roturas que haces cada mañana? Si hacemos caso a las nuevas tecnologías que ofrece el mercado, la pregunta es totalmente legítima.
Hoy, para evaluar el volumen de roturas, hay que hacer un relevamiento regular. Y para analizar correctamente su origen, conviene hacerlo por la mañana antes de abrir o la víspera por la noche, incluso si “no tienes tiempo”.
Sin embargo, esto podría cambiar.
Con tecnologías como Captana de Vusion Group o Hanshow, la rotura puede anticiparse, limitando así las acciones correctivas, repetitivas y tediosas. La solución presentada como mini cámaras inalámbricas o robots permite conocer la capacidad lineal y el stock de cada referencia. Completándolo con un análisis del ritmo de ventas, es fácil alertar sobre el riesgo potencial de rotura de una referencia. Solo queda hacer las reposiciones necesarias. ¡Y bingo: 0 para la rotura y 1 para ti!
Y si, pese a todo, se producen roturas, un archivo disponible por la mañana te permite ver de un vistazo las existentes. Ya no hace falta recorrer todos los pasillos.
Ojo, eso sí: para que este “sueño despierto” cobre forma, hay que orquestar esas alertas teniendo en cuenta las demás tareas y prioridades. Para ello, es imprescindible saber quién hace qué, cuándo y durante cuánto tiempo, y por tanto pilotar las tareas y el tiempo que requieren. Porque, estarás de acuerdo, sin un marco claro, todo puede desorganizarse muy rápido.
2 - La fiabilidad del stock: prevenir las roturas mediante el orden y la innovación tecnológica
Tener un stock fiable es fundamental para garantizar el rendimiento del punto de venta. Sin embargo, hoy se constata una falta alarmante de precisión. Según Gartner, la exactitud del inventario a menudo no supera el 60 %. Este diagnóstico lo refuerza IHL Group, que señala que más de la mitad de los retailers reconocen una precisión inferior al 80 % en sus datos. [1] Ya lo ves: hay que invertir la tendencia.
¿Puede el IoT de Walmart sustituir a la RFID?
Walmart está probando un proyecto masivo de integración de sensores IoT ambientales sin batería (alimentados por ondas de radio y/o luz) en su cadena logística.
Esta tecnología, presentada como más escalable y menos costosa que la RFID, busca lograr una precisión de inventario en tiempo real sobre millones de palés y alimentar la infraestructura de IA con datos fiables de localización, temperatura y humedad.
El objetivo final es combatir la distorsión del inventario (roturas y sobrestock), un problema muy costoso para las empresas del sector. [1] Si esta innovación cumple lo prometido, podría, en teoría, volver menos tediosas las tareas de fiabilización del stock. Habrá que seguirlo de cerca…
[1] Retail.wire.com
Lo básico (a menudo olvidado): una reserva bien ordenada para prevenir las roturas
Si la innovación tecnológica avanza (como muestra el ejemplo de Walmart), la exigencia de un stock “legible” empieza siempre por una reserva bien ordenada. Ahora bien, este espacio es a menudo el que peor se organiza, lo que genera dos errores mayores:
1. Falsas roturas:
Tu sistema de reposición te indica que hay stock en reserva para una referencia que falta en el lineal. Sin embargo, no lo encuentras. No porque el stock indicado sea erróneo, sino simplemente porque la reserva está mal ordenada. ¿Consecuencia? Actualizas los parámetros de stock innecesariamente y, potencialmente, generas sobrestock o incluso un registro injustificado en pérdida desconocida.
2. Retrasos operativos y ventas perdidas:
Un producto difícil de acceder (porque hay que mover otros bultos) retrasa la reposición, aun siendo necesaria. Ese simple retraso deja tiempo para que un cliente pase por el lineal y no encuentre el producto, convirtiendo una rotura anticipada en una venta perdida. El reto es doble: garantizar la fiabilidad del stock y asegurar que la reposición se hace a tiempo. Para ello, dedicar tiempo al orden de la reserva es imprescindible.
Para conseguirlo, con TimeSkipper, la tarea de “ordenar la reserva”, igual que “control de stocks negativos” o “análisis y tratamiento de anomalías”, deja de hacerse “cuando tengamos tiempo”. Se integra directamente en tu plan de actividad de tienda sin comprometer la realización de otras tareas y prioridades. Todo gracias al cálculo de la carga de trabajo, que te permite visualizar de un vistazo los tiempos disponibles.
3 - ¿Mejor anticipación de la demanda al servicio de un lineal más flexible?
Para prevenir una rotura, especialmente una rotura total, anticipar la demanda sigue siendo lo más importante. Y para hacerlo cada vez mejor, las nuevas tecnologías están al quite. Los algoritmos predictivos basados en históricos o en análisis del consumo en tiempo real te permiten anticipar tanto un pico puntual como un aumento sostenido de la demanda.
Walmart (sí, otra vez) incluso ha ido un paso más allá dotando a sus merchants de un agente de IA llamado Wally. Su objetivo es automatizar el análisis estratégico del surtido. Destaca en la previsión de la demanda y en la optimización del lineal, asegurando que los productos adecuados se pidan en las proporciones correctas y en el momento oportuno. Además, identifica la causa raíz de las roturas totales (proveedores, logística o una previsión errónea).
Con una anticipación más fina de la demanda y técnicas de optimización del lineal, podemos imaginar lineales más flexibles. Ajustando la capacidad lineal de una referencia según la previsión de ventas, se pueden generar compras adicionales y, por tanto, más facturación. Eso sí, esto implica más tareas de gestión del lineal que habrá que orquestar correctamente, así como tareas de ajuste continuo de los parámetros del sistema de reposición, que deberán actualizarse periódicamente.
Para ir un paso más allá: ¿cómo orquestar las nuevas tecnologías y los métodos tradicionales?
Acabamos de verlo: las tiendas están mejor equipadas que nunca para anticipar las roturas de stock. Sin embargo, también constatamos que no todas las tareas que permiten prevenirlas están llamadas a automatizarse. Por eso, hay que construir una organización flexible que gestione estas alertas y, al mismo tiempo, garantice la ejecución de las tareas ligadas a métodos más tradicionales. Te proponemos el siguiente método.
1- La necesidad de materializar cada alerta en tareas a realizar
Muchas alertas no tienen efecto inmediato. No por mala voluntad, sino por falta de flexibilidad y de materialización operativa. Si una “alerta de rotura probable” no se convierte en una tarea clara, con sello horario, una duración, una persona responsable, un orden de prioridad y un hueco realista en el día, se disuelve entre el ruido. Entre la predicción y el lineal lleno, faltan entonces los “últimos cien metros” de ejecución.
2 - Pasar de los datos a la “data action”
Para llegar al final de esos “últimos cien metros”, hacen falta tres cosas sencillas:
- Traducir cada alerta en tareas concretas
- Insertar esas “data actions” en tiempo real en el plan del equipo
- Arbitrar con equidad cuando todo llega al mismo tiempo
Y justo eso es lo que te permite hacer TimeSkipper.
Ahora también en móvil, nuestra solución te ayuda a orquestar todas esas “data actions” sin recortar otras tareas ni prioridades de la tienda. Así, una alerta sobre una “futura” rotura genera automáticamente una tarea de reposición que el/la manager puede asignar en tiempo real a un colaborador. Por supuesto, arbitra según el tiempo disponible de cada uno. También puede decidir ponerla en el pool común: entonces, el primer colaborador que se la asigne la ejecutará, fomentando así la responsabilidad y la autonomía del equipo en la gestión de tareas.
El dato por sí solo no crea valor. La diferencia la marca su transformación en acción rápida. Al orquestar las tareas generadas por los datos y usar la movilidad como vector de reacción, TimeSkipper garantiza que cada información se procese eficazmente en el terreno.
¿Qué debes recordar?
Las nuevas tecnologías ya están cambiando la forma de trabajar en las tiendas. Algunas tareas desaparecerán; otras no. Para orquestarlo todo sin dejar nada al azar, el primer paso es gestionar la carga de trabajo a realizar.
