Alors que les frais de personnel, part majeure des coûts fixes en distribution, grèvent allègrement la trésorerie des points de vente, on constate que 20 à 30 % du temps de travail est littéralement perdu … Or cet extraordinaire potentiel est rarement exploité. Pourtant, bien utilisé, il permettrait, non seulement de maintenir, voire développer votre chiffre d’affaires, mais également de procéder à des économies d’heures de travail.
Encore faut-il savoir où (re)trouver ce temps !
S’il est vrai que le non-renouvellement des contrats, le recours moins systématique à l’intérim, ou encore les départs non remplacés, peuvent constituer de véritables leviers, ces solutions doivent être choisies en toute connaissance de cause. En effet, la réalité étant plus complexe, cette chasse aux coûts de personnel pourrait en effet grever significativement votre activité, l’expérience client et la perception du magasin. Rien de moins. Et si vous vous atteliez plutôt, au lieu d’entamer une restructuration tous azimuts, à la récupération et l’identification de ces heures perdues, pour améliorer leur efficacité ou les économiser, et par conséquent augmenter votre rentabilité ?
Autrement dit : Ne « coupez pas à la hache » dans vos effectifs, de manière hasardeuse !
C’est en ce sens que Timeskipper vous livre les clés de la réduction des coûts de personnel. A travers sa solution de pilotage d’activité, vous identifiez les gisements de productivité en sauvegardant le chiffre d’affaires et la rentabilité, et vous optimisez votre organisation du travail sur des éléments factuels. Un cost killing intelligent qui vous évitera un élagage grossier et sans fondement !
Identifier les heures perdues …
Par heures perdues, il faut comprendre « heures mal utilisées ». Elles se matérialisent sous la forme de temps de présence sans activité, de temps de travail alloué à des tâches non créatrices de valeur, ou encore d’une surcharge de travail ayant déclenché des heures supplémentaires sur un collaborateur, alors que d’autres sont disponibles. Ces dysfonctionnements résultent d’une estimation trop imprécise du volume d’activité, et d’une méthode de répartition de la charge de travail entre les collaborateurs, manquant d’équilibre et d’équité.
Qu’on se le dise, la navigation à vue et l’approximation sont à proscrire, si votre objectif est d’aboutir à de pertinentes décisions. C’est pourquoi il est impératif de M-E-S-U-R-E-R la charge de travail au sein du point de vente et des équipes, en fonction de leurs spécificités et de standards de temps calculés au préalable, et propres à chaque métier. Ceci afin d’être capable de répondre par exemple aux questions suivantes :
- La réception des marchandises est-elle organisée en tenant compte des contraintes locales ?
- Ai-je assez de vendeurs entre telle heure et telle heure pour assurer la vente accompagnée ?
- Les charges de travail sont-elles correctement réparties ?
- La mise en rayon ainsi que sa tenue sont-elles optimisées ?
- L’organisation de la réserve est-elle pensée de sorte à ne pas perdre en efficacité lorsque l’on doit aller chercher un produit ?
- …
Ensuite, il convient d’observer les éventuelles variations de la charge de travail, et de calculer la productivité. Si l’unique mode de calcul, consistant en un pourcentage de chiffre d’affaires réalisé par rayon et par horaire, est certes utile … il reste toutefois trop imprécis, concernant l’identification des heures mal utilisées, et les améliorations à apporter pour réaliser les économies souhaitées. Et pour rappel, à l’image du tonneau sans fond des Danaïdes, le temps n’est pas stockable. Sa perte est non seulement irrattrapable mais de plus, elle coûte cher … très cher !
Il donc est impératif d’effectuer ce processus de calculs au quotidien, ce que propose TimeSkipper, en automatique ! Et cela change tout ! L’outil récupère en effet la charge de travail des collaborateurs et la transforme en temps. Ainsi, il vous est non seulement possible de connaître chaque jour, le nombre d’heures à affecter à chaque collaborateur, pour qu’il puisse réaliser son travail, mais aussi décider quoi faire des « heures restantes ». A vous le luxe de les réallouer ou les économiser !
… Pour mieux les réallouer ou décider de les économiser
Réallouer vos temps de travail pour faire mieux avec les mêmes
Votre point de vente ne nécessite pas de réduction de frais de personnel ? Parfait, l’outil vous permet d’allouer vos ressources, de sorte à faire mieux avec le même effectif, sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. On parle ici de tâches relatives aux services, au parcours d’achat du client, ou à la tenue du magasin. Il est par exemple judicieux, en distribution spécialisée, de redéployer les collaborateurs sur davantage de conseil client. Au sein de certains modèles de magasins, l’outil permet également d’introduire la polyvalence d’un groupe de collaborateurs sur l’ensemble du magasin. Une manière efficace de palier aux surcharges de travail récurrentes.
De même, si l’on constate un volume d’activité moindre dans un rayon, la personne qui en est en charge, peut récupérer une partie du travail d’une autre personne présentant une surcharge, à un instant t. Le directeur et les responsables bénéficient eux aussi de la récupération d’heures, pour se recentrer sur leur cœur de métier : développement commercial, réflexion sur des services à mettre en place, ou encore actions à mener pour améliorer les conditions de travail des salariés …
Il s’agit en définitive d’aller chercher des heures libres, d’en affecter une partie à l’amélioration des « déficiences » du magasin -casse importante, rangement mal effectué, clients non ou mal renseignés, etc … – et par conséquent à la sauvegarde du chiffre d’affaires. Il est également question d’économiser une autre partie des heures libres identifiées. Si un CDD n’est pas renouvelé la charge sera recalculée et répartie équitablement sur d’autres équipes en mesure de l’absorber. De même, en cas de création d’un nouveau service comme le Drive, les heures identifiées comme libres pour un collaborateur y seront affectées. Pas besoin de recruter, le chiffre d’affaires supplémentaire est réalisé à coûts constants, vive les économies !
Grâce à TimeSkipper, la réallocation des heures est optimale et revue en temps réel en fonction des variations des charges de travail, au cours de chaque jour de la semaine. Ainsi rien ne se perd, tout se transforme !
Economiser sur vos frais de personnel
Votre magasin a besoin de réaliser des économies ? Timeskipper possède la faculté de mettre en évidence un éventuel sureffectif, au regard d’une charge de travail donnée. En effet, pourquoi allouer des collaborateurs à certaines tâches si l’activité ne le justifie pas ? C’est là que la notion d’économies de frais de personnel prend son sens littéral : le directeur du magasin est en mesure de décider d’après des chiffres concrets, combien de personnes faire travailler en fonction de l’activité, ni plus, ni moins. Et c’est en connaissance de cause qu’il prendra l’initiative de ne pas remplacer le départ d’un collaborateur, ne pas renouveler un CDD, ou encore ne pas avoir recours à l’intérim pendant les périodes de congés.
Grâce à Timeskipper, le directeur d’un hypermarché s’est par exemple rendu compte, qu’il n’avait pas besoin de remplacer « 1 pour 1 » pendant l’été, l’identification des heures ayant montré que l’activité de la période ne justifiait pas un effectif saisonnier à isopérimètre. Remplacer une personne sur deux était largement suffisant. Une mesure qui n’a généré aucun impact négatif sur la qualité du service rendu, mais qui a permis des gains substantiels !
Avec une économie en coût de personnel conséquente et une amélioration du taux de transformation et du conseil à la vente, Timeskipper représente le meilleur outil d’optimisation du temps de travail de vos équipes au sein des points de vente. Les heures perdues se muent en opportunités destinées à créer de la valeur ajoutée et à mieux servir l’expérience client ou sont économisées pour réduire les frais de personnels. Des enjeux prioritaires et essentiels à la survie des points de vente, auxquels, seule la plateforme Timeskipper à ce jour, est en mesure de répondre avec pertinence et résultats.
