En el sector de la distribución, aprovechar cada hora de trabajo es indispensable para atender a los clientes de la mejor manera y garantizar la rentabilidad de la tienda. Controlar este “buen uso de la hora de trabajo” es asegurarse de que cada empleado esté realizando la buena tarea, utilizando la buena práctica, en el buen momento y con la duración adecuada. Es un amplio programa cuyo punto de partida es la elaboración de un referencial fiable de tareas y de tiempos basado en una pericia de las operaciones en tienda, un saber hacer y técnicas de cronometraje.
Respecto al cronometraje, nos referimos a la justa medición de la duración que toma y debe tomar cada tarea cuando se ejecuta a un ritmo regular, ni demasiado rápido ni demasiado lento. Se trata de definir los tiempos de referencia llamados tiempos unitarios o tiempos estándar.
Referencial de tareas, análisis de los datos, cálculo de los tiempos unitarios medios y diversidad de los campos de aplicación para hacer progresar la tienda: Timeskipper te revela las claves del éxito de una campaña de cronometraje y pone a tu disposición todo su saber hacer en el tema.
UNA PREPARACIÓN RIGUROSA PARA UN CRONOMETRAJE PERTINENTE Y EXPLOTABLE
El trabajo previo es tan importante que el cronometraje. En efecto, en primer lugar, es esencial comprender la organización existente y conocer las actividades que la componen. Nos referimos a las distintas tareas y operaciones que componen cada uno de los procesos, como por ejemplo la colocación de productos en las estanterías, la recepción de mercancía o el asesoramiento del cliente. Este ejercicio permite definir un referencial de tareas muy preciso y por supuesto fundamental para seguir correctamente el proceso. A ese respecto, Timeskipper dispone de una herramienta especializada que permite modelizar el referencial de tareas y garantizar la eficacia de la actividad de cronometraje y el registro de los tiempos, tarea por tarea.
Después, llega el momento de observar. En efecto, no se debe cronometrar las tareas sin haber verificado primero que los métodos utilizados corresponden a las buenas prácticas profesionales. ¡Eso sería contraproducente! Sin embargo, incluso la observación requiere un saber hacer. En efecto, se debe respetar algunos fundamentos metodológicos:
- Una comunicación transparente y práctica con los empleados (previamente informados por su mánager) en relación con “el por qué y el cómo” de los ejercicios de observación y de cronometraje.
- Un “saber observar desde lejos y bastante tiempo” para que el empleado olvide el ejercicio y trabaje a un ritmo normal, ya que el objetivo es determinar las medias las más representativas de la realidad.
¿Cuál es el valor añadido de Timeskipper? Un método de acompañamiento y de observación de los equipos que va más allá del cronometraje “puro y duro”. Este saber hacer permite tener una visión muy precisa del desarrollo de la ejecución de las tareas, identificar eventuales fallos y determinar palancas de mejora para (re)implementar las buenas prácticas.
Con Timeskipper las recomendaciones son siempre factuales y bien adaptadas a los equipos.
PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS DATOS
Esta etapa de recuperación y de procesamiento de los datos es estructurante porque el algoritmo de la plataforma Timeskipper utiliza los tiempos unitarios medios para calcular la carga de trabajo por operación o actividad. Estos tiempos están calculados a partir de los datos obtenidos durante el cronometraje, por eso es importante tener una muestra de medidas estadísticas bastante grande para que la media sea correcta y represente la realidad. Precisamente, la muestra está controlada: el 5% de los valores los más altos y los más bajos están suprimidos, de forma que se suprimen los comportamientos demasiado lejos de la media. Dado que el objetivo es tener una desviación estándar baja para estar lo más cerca de las condiciones reales, es necesario distinguir entre las actividades que necesitan muchos datos muestrales y las que necesitan menos datos.
Por ejemplo, en la distribución especializada, según las preguntas de los clientes, la duración del asesoramiento del cliente puede variar entre dos y cuarenta minutos, por lo que la muestra tendrá que ser más grande para un resultado más fiable.
Sin embargo, otras actividades son bastantes repetitivas y los tiempos muy similares entre una medición y otra. Es el caso por ejemplo de la colocación en las estanterías de conservas de verdura. El cronometraje de esta actividad incluye la medición de la toma y apertura del paquete, la colocación en la sección, la realización del facing y la gestión de las cajas de cartón vacías. Por cierto, es bastante fácil medir los tiempos que representan la realidad, es sin embargo importante tener en cuenta los factores que influyen sobre estos tiempos:
- el método (toma del paquete, apertura, colocación en la sección, gestión de las cajas vacías)
- el envasado de los artículos en el paquete (cantidad de unidades por paquete): por ejemplo, no se tarda el mismo tiempo en vaciar una caja de 24 productos que 4 cajas de 6 productos. Es un elemento muy importante que se verifica por categoría de productos a fin de determinar una coherencia en las bases de datos.
- La categoría del producto: la colocación de conservas de verdura en las estanterías tarda más tiempo que las conservas de pescado puesto que los envases de estas últimas son más pequeños. Otro ejemplo: productos frágiles y ligeros como las patatas fritas presentan una tipología distinta a la de la pasta o del arroz, por lo tanto, los tiempos difieren.
A este respecto, la herramienta Timeskipper toma en cuenta el tipo de actividad analizada y, en el sector de alimentación, calcula la carga de trabajo hasta el nivel de subcategoría para tener las medidas de tiempo las más fiables.
LOS CAMPOS DE APLICACIÓN DEL CRONOMETRAJE CON TIMESKIPPER
Como hemos explicado antes, cronometrar según un método es esencial para definir los tiempos unitarios medios de las actividades permitiendo así a la plataforma calcular la carga de trabajo. ¡Pero pueden ser útil para más temas! En efecto, una vez que la solución Timeskipper dispone de estos datos valiosos, ¡un mundo de posibilidades se abre en materia de transformación de las organizaciones!
1) El cronometraje para comparar los puntos de venta
En el marco de una auditoría previa a la implementación de la herramienta Timeskipper, es posible cronometrar las actividades de varias tiendas de una misma enseña, calcular las medias de cada tienda y comparar su rendimiento, especialmente cuando existen métodos de trabajo muy diferentes.
Al respecto, Timeskipper dispone de bases de tiempos de distintas enseñas de distribución alimentaria, bricolaje, deporte, farmacia, etc. Estos datos valiosos han sido consolidados a lo largo de los últimos diez años acompañando estos actores.
2) El cronometraje para medir una tasa de ocupación de los equipos
Cuando se mide el tiempo de una actividad, se puede constatar retrasos durante la jornada de trabajo. Pueden ser de dos tipos y la solución es distinta según el caso.
- retrasos evitables e inapropiados (discusiones personales, utilización del móvil, desplazamientos inútiles y repetidos): plantean la cuestión de la tasa de ocupación de los equipos. En este caso, es necesario medir el tiempo de trabajo real para optimizarlo después. Estos retrasos están excluidos del cálculo de las medias y deben ser corregidos por los mánagers.
- retrasos inevitables: pueden resultar de imprevistos como una pregunta de un cliente, una reunión con el mánager, la colocación o la limpieza; son inherentes a la actividad. Aunque estos retrasos influyen sobre la productividad se toman en cuenta, se cronometran y se reintegran en el tiempo unitario medio.
3) El cronometraje para dimensionar una nueva organización
En caso de cambio de modelo organizacional, se necesita determinar cuántas personas son necesarias para cubrir la evolución del perímetro de cada equipo. Basándose en los datos iniciales de tiempos y el cronometraje de eventuales actividades adicionales, es posible simular la nueva organización y definir el nuevo dimensionamiento.
Es así como se determinará el buen número de personas para desempeñar la carga de trabajo calculada en el marco de esta transformación.
4) El cronometraje para evaluar el rendimiento de inversión
En el caso de la optimización de un método de trabajo o de un cambio de organización, el cronometraje del proceso inicial será comparado con el de las buenas prácticas (por ejemplo: colocación en la sección con desembalaje vs colocación en la sección sin desembalaje).
Esta comparación permite garantizar a la dirección que las ganancias potenciales son factuales y acelerar la implementación de la transformación.
Conclusión
Si debemos memorizar solo una idea, sería que, sin tiempo unitario medio, es decir sin haber determinado un nivel de productividad antes, es imposible calcular una carga de trabajo.
Además de las funciones de la plataforma para calcular y gestionar la carga de trabajo de los equipos de los puntos de venta, Timeskipper cuenta con un auténtico saber hacer en materia de cronometraje: el proceso, las herramientas, la capacidad de procesamiento de los datos y los métodos para calcular las medias.
Por cierto, dado la necesidad de las empresas de llevar un proceso de mejora continua y de ahorrar tiempo, se debe actualizar regularmente el cronometraje. En efecto, los tiempos unitarios se deben reajustar en función de la evolución de la organización, de los métodos y de las herramientas tecnológicas para que la carga de trabajo esté siempre las más correcta y que la eficacia permanezca óptima. Entonces, sea cual sea el motivo por el que queréis iniciar una campaña de cronometraje, el equipo Timeskipper os acompaña y se adapta a vuestras especificidades y a la evolución de vuestra empresa.
