En la distribución alimentaria y especializada, el tiempo mal utilizado suele materializarse en forma de horas asignadas a tareas que no generan valor, de presencia sin actividad real o de horas extras causadas por una sobrecarga de trabajo que podría haberse distribuido de manera más eficiente. Tanto en la gran distribución alimentaria como en la distribución especializada, ¡entre el 20 % y el 30 % del tiempo se pierde de esta manera!
Sin embargo, todos los retos vinculados a la profunda transformación del sector comparten un facteur clave: el tiempo. Es difícil para los equipos cumplir con sus tareas habituales, adaptarse a los cambios del sector y, al mismo tiempo, mantener la rentabilidad y garantizar una experiencia cliente de calidad.
Recuperar ese tiempo mal utilizado abre posibilidades fenomenales para afrontar estos desafíos organizativos.
Pero para poder optimizar la actividad del punto de venta, es indispensable medir e identificar ese valioso recurso disponible. La cuestión es: ¿cómo hacerlo?
I) ¿Qué oportunidades ofrece la medición e identificación del tiempo mal utilizado?
Imagine que ha logrado medir, identificar y recuperar las horas mal aprovechadas… Ahora piense en todas las oportunidades que esto abre para revitalizar su punto de venta y ofrecer una experiencia cliente única — un verdadero “antídoto contra Amazon” tanto para sus clientes como para su equipo.
¿Está preparado para soñar un poco?
Mejor asesoramiento en ventas
En la distribución especializada, el conocimiento del cliente y el acompañamiento durante todo el proceso de compra son esenciales. Los consumidores esperan un asesoramiento experto, personalizado… y una plena disponibilidad del personal en tienda. Reasignar tiempo al apoyo en la venta, en los momentos adecuados, puede aumentar significativamente la facturación… ¡y multiplicar el número de clientes satisfechos que volverán!
Gestión optimizada de los servicios "phygital"
Contar con horas y personal disponibles para garantizar la calidad de los servicios —preparación de pedidos para entrega a domicilio o para las distintas modalidades de «Drive»— representa una ventaja importante en la experiencia del cliente.
¿Y qué decir de un equipo de posventa formado, disponible y correctamente dimensionado en los momentos clave? ¡Lo mejor del rendimiento operativo!
Formaciones atractivas para los equipos en tienda
A medida que el entorno del retail evoluciona, los equipos deben adaptarse y adoptar el cambio. La incorporación de nuevas tecnologías requiere tiempo: para familiarizarse con las herramientas y para asimilar nuevos métodos de trabajo.
Por ejemplo, el personal de ventas que utiliza tabletas necesita aprender a manejarlas y adaptarse a esta nueva movilidad. Del mismo modo, un nuevo sistema de cajas exige una formación técnica y un cambio de mentalidad para replantear la gestión de las colas.
Dedicar tiempo a la formación y la adaptación no es un lujo: es una inversión estratégica. Con las horas recuperadas, es posible. Y el retorno en tiempo, energía y eficiencia no tarda en llegar. ¿Magia? ¡No, gestión inteligente!
Lineales mejor mantenidos
En la distribución alimentaria, por ejemplo, el merchandising y el mantenimiento adecuado del área de mercado, o la asignación del personal en el momento justo y según su experiencia a los oficios tradicionales (carnicería, panadería, quesería, etc.), representan una inversión horaria necesaria para garantizar una experiencia de compra agradable (lineales bien presentados, limpios, con señalización clara, etc.), sin grandes factores irritantes (roturas de stock, colas, etc.).
Los clientes que encuentran lo que buscan, son atendidos con rapidez y reciben el consejo experto de un profesional de su especialidad… tienden a llenar más su carrito ¡y a volver!
Uso inteligente de la polivalencia y la multiactividad
Las nuevas organizaciones requieren que los colaboradores sean polivalentes, pero también que amplíen su campo de competencias, especialmente en términos de especialización.
Por ejemplo, deben poder reforzar los lineales o las cajas en períodos de alta afluencia, pasar del pasillo de alimentación al servicio tradicional, acoger a los clientes con antelación o encargarse de animaciones en el aparcamiento…
Afortunadamente, todas esas horas no ocupadas que ha logrado identificar le permitirán implantar este tipo de organización más fácilmente, de forma justa y equilibrada.
Así se optimiza la ocupación del personal… ¡y todos ganan!
Una experiencia en tienda única
Aportar valor añadido frente a la experiencia del comercio electrónico requiere tiempo.
Las animaciones en el punto de venta que permiten probar, tocar, degustar, escuchar… en definitiva, vivir una “experiencia sensorial en directo”, requieren movilizar a las personas adecuadas en el momento justo, tanto antes del evento, como durante… ¡e incluso después!
Un reajuste de los horarios según necesidades e imprevistos
Ausencias previstas o no, vacaciones, calendario comercial o eventos inesperados…
Contar con horas de reserva le permite hacer frente a todas estas eventualidades, sin comprometer la calidad de la experiencia cliente.
Un pico de actividad —al igual que un final de temporada— bien anticipado en términos de horas y personal asignado, ¡es mucho más rentable!
Asimismo, un colaborador polivalente puede, en función de las prioridades, sustituir temporalmente a una persona ausente. ¡Un verdadero alivio!
¿Estas oportunidades le hacen soñar?
¿Y si pasaran de ser un deseo… a su nueva realidad?
II) Medir e identificar las horas mal utilizadas para reinvertirlas o ahorrarlas
A día de hoy, solo existe un enfoque realmente fiable.
Basado en la definición de la organización de su punto de venta, la previsión de los flujos de actividad, la asignación de la carga de trabajo y un análisis detallado, este método requiere su implicación total y la adhesión de sus equipos.
Es, sin duda, su pasaporte esencial hacia el rendimiento.
Paso 1: Comprender el funcionamiento real de su tienda
- ¿Qué se hace realmente en el punto de venta?
- ¿Cuánto tiempo requiere cada tarea?
- ¿Qué variables influyen en la carga de trabajo?
Se trata de modelizar la organización de su actividad y tomar conciencia de cómo se utiliza realmente el tiempo.
Paso 2: Observar la realidad del terreno con datos reales y previsionales
- ¿Cuántas personas están asignadas a las tareas
- ¿Cómo se distribuyen las responsabilidades y prioridades?
- ¿Cómo se absorben los picos de actividad según los factores de influencia?
Esta etapa permite calcular de forma precisa y realista el tiempo que se dedica a cada tarea, por persona, a lo largo del día o de la semana.
Paso 3: Comparar la carga de trabajo con las horas realmente trabajadas
Una vez que sabe con claridad quién hace qué y cuánto tiempo lleva, puede comparar la carga de trabajo con las horas efectivamente trabajadas.
Así, podrá identificar el tiempo disponible por persona, por equipo, por día… y reasignarlo de forma inteligente.
La carga se suaviza y se reparte de forma más equitativa. La actividad se gestiona en tiempo real, día a día, lo que permite una mayor flexibilidad frente a los picos, perturbaciones o imprevistos.
Solo los datos de reporting permiten este tipo de análisis, y solo este análisis conduce a decisiones y acciones pertinentes y bien fundamentadas para mejorar el rendimiento del punto de venta.
En resumen, las razones y los medios para medir e identificar las horas mal aprovechadas llevan lógicamente a una reorganización de la actividad cotidiana dentro de los equipos, asignando a las personas adecuadas en el momento adecuado, tanto a las tareas rutinarias como a aquellas relacionadas con nuevos servicios.
Y no nos engañemos: la transformación del retail apenas ha comenzado. Los servicios, al igual que los conceptos de tienda, los formatos de punto de venta y los productos ofrecidos, seguirán evolucionando al ritmo del progreso tecnológico y de las exigencias de los consumidores.
Prever los flujos de clientes y productos vendidos, así como los criterios que influyen en las tareas, con el fin de optimizar los procesos y ganar en flexibilidad, polivalencia y autonomía por parte de los equipos, es y seguirá siendo una garantía de éxito y de supervivencia.
No hay lugar para la improvisación en un contexto con retos tan importantes. Medir e identificar las horas mal aprovechadas implica rigor y método… si quiere mantenerse en el rumbo correcto hacia las ventas y la rentabilidad.
Conclusión
La multiplicación de tareas vinculadas a la transformación de la distribución, las limitaciones comerciales y la complejidad de los criterios propios del sector que influyen en la actividad hacen imprescindible aplicar esta metodología con una herramienta de alto rendimiento.
¡Sin ella, el reto es sencillamente inabordable!
TimeSkipper, la plataforma SaaS de gestión de la actividad diaria, es la solución más avanzada del mercado para medir e identificar las horas mal aprovechadas.
No solo proporciona información sobre lo que realmente se hace, sino que también integra todos los datos reales y previsionales de la empresa, así como los factores externos, para optimizar la reorganización del trabajo.
Es fácil de adoptar para los equipos operativos y altamente eficaz para el punto de venta.
Con un ROI en menos de 6 meses y la posibilidad de recuperar más del 50 % de las horas mal utilizadas, la plataforma TimeSkipper ya ha sido reconocida por numerosos actores de la distribución alimentaria y especializada.
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