Xavier Cockenpot, directeur du magasin Intermarché de Cysoing (59), utilise depuis février 2019, la version Premium de l’outil de pilotage d’activité Timeskipper ; une solution qui lui permet, au quotidien, de créer et affecter automatiquement des tâches à ses collaborateurs. L’objectif ? Avoir une visibilité sur les charges de travail quotidiennes.
Les enjeux ? Faire progresser la part de marché du magasin, situé dans une zone de chalandise très concurrentielle – 6 enseignes à moins de 20 km- ainsi qu’en augmenter le chiffre d’affaires et la productivité. Nous avons eu l’occasion d’échanger avec lui, au sujet des améliorations organisationnelles qu’il a pu constater, après six mois de restructuration de l’organisation du travail des équipes
Des bénéfices métiers rapidement observés
« Tout de suite, on se rend compte des heures mal attribuées sur la semaine, des différences d’affectation des plages de travail, et des pics d’activité pas toujours en corrélation avec les plannings.»
Xavier Cockenpot nous explique qu’avant la mise en place de la plateforme Timeskipper, il était très compliqué de comprendre et affecter les heures de manière précise à une charge de travail. En effet, les calculs utilisés, comme le ratio de productivité, ne sont pas aussi précis.
Dès lors que la solution de pilotage d’activité a été lancée, la décision d’une réorganisation s’est naturellement imposée, car basée sur du concret : les affectations de rayons ont été modifiées, les plannings de travail intégralement refondus, et équilibrés en conséquence. Aujourd’hui, grâce à la journée type – créée en amont- et la réorganisation de départ, les pics d’activités ont été lissés d’une semaine sur l’autre, et plus besoin de revenir sur l’outil pour réaffecter les heures. Tout est automatisé ! La charge de travail est calculée quotidiennement, et les plannings sont communiqués dans la réserve, sans forcément nécessiter un brief, puisque chaque collaborateur bénéficie d’une visibilité immédiate sur sa journée et celle des autres … un vrai gain en autonomie.
« Evidemment, nous avons de temps en temps besoin des réajuster les heures de travail des équipes pour les promotions par exemple, ou la baisse de l’activité due à la saisonnalité, mais les flux de fond de rayon sont stables. Et en cas d’absence imprévue ou d’aléa, la charge de travail est réaffectée en temps réel. C’est toujours simple et rapide. »
Des améliorations visibles dans le point de vente
Globalement, la réorganisation nous a permis d’aller plus loin dans la responsabilisation et la spécialisation des collaborateurs. En effet, le responsable de rayon est désormais aussi en charge de la propreté et du rangement de sa partie de réserve. Ce « menu » changement ayant permis de perdre moins de temps pour trouver les produits, l’impact sur la gestion des ruptures et la propreté de la surface de vente a été immédiat. Nous avons même pu mettre en place des inventaires tournants, alors que nous n’en trouvions pas le temps auparavant.
« Malgré des facteurs externes qui sont venus se greffer, comme l’arrivée d’un nouveau concurrent, le magasin étant plus chaland, nous avons reçus des retours très positifs de la part de nos clients ».
Une plateforme de pilotage d’activité au service des équipes
Afin que les collaborateurs puissent percevoir l’utilité de l’outil de pilotage d’activité dans leur quotidien, ils ont été impliqués en toute transparence dans sa construction amont, puis dans sa mise en place. Résultat ?
Aujourd’hui ils considèrent la solution comme une véritable aide : l’équité a été instaurée dans la répartition des tâches, l’introduction de la polyvalence et le renfort d’un rayon à l’autre permet le travail en équipe et soude les individus. L’ambiance est meilleure, la cohésion également et le client le ressent.
« Notre premier objectif était de réorganiser le point de vente et d’optimiser les heures de travail, une fois les tâches d’approvisionnement affectées. Mission accomplie. Pour ma part, la solution Timeskipper représente également un véritable outil d’aide à la décision : j’ai pu absorber sans difficulté des départs sans forcément les remplacer. Nos frais de personnel ont ainsi diminué de presque 1 point et nous avons gagné en marge nette. Maintenant, nous allons travailler à affiner l’utilisation du temps libre identifié … »
Le point début 2020 !