El papel de un software de gestión de actividad en un entorno de retail es optimizar la manera en que los equipos organizan su trabajo. Permite que las tiendas se adapten a las fluctuaciones operativas en tiempo real, impulsando la eficiencia y la rentabilidad mediante una mejor anticipación. Si bien es legítimo querer medir el impacto de una herramienta de este tipo en el rendimiento, la pregunta es cómo hacerlo. En otras palabras: ¿es posible calcular un ROI claro sobre la implementación de una plataforma de gestión de actividad en tienda?
Es importante señalar que un único modelo no puede medir todos los beneficios de este tipo de solución, ya que los factores humanos y cualitativos no siempre son cuantificables. No obstante, ciertos métodos han demostrado ser eficaces y permiten un enfoque preciso para medir el ROI.
Aquí te explicamos cómo lograrlo…
Cálculo de los costes laborales
En primer lugar, debes enumerar el número de empleados gestionados dentro de la herramienta de gestión de actividad, junto con el número de horas de trabajo semanales para cada tipo de contrato.
A continuación, calcula el número total de horas trabajadas al mes. Multiplica esta cifra por el coste por hora medio cargado (incluyendo impuestos sobre la nómina y beneficios sociales) de cada empleado para determinar el coste mensual total.
Estimación de las horas mal asignadas
Poco después de su implementación, una herramienta de gestión de actividad te permite identificar rápidamente el impacto de las horas mal asignadas, que suele oscilar entre el 15% y el 30% según el punto de venta y el sector. Estas incluyen periodos de inactividad observada, horas extra generadas por cargas de trabajo imprevistas o tiempo dedicado a tareas de bajo valor. El objetivo es reducir estas horas ineficientes, ya sea reasignándolas a otras tareas o eliminándolas por completo.
Tras unos meses utilizando la herramienta para alinear mejor tu flujo de trabajo con las necesidades reales del negocio, podrás evaluar la reducción de las horas mal asignadas y medir el beneficio del tiempo recuperado. Esto te permitirá calcular el ahorro en costes por hora y la ganancia financiera total.
Cálculo de los beneficios vinculados a tu herramienta de gestión de actividad
El núcleo de la cuestión es determinar cómo se han ahorrado o reinvertido esas horas mal asignadas, y qué valor ha generado su nueva asignación.
Beneficios cuantitativos
Existen dos tipos de beneficios.
El primero es de carácter cuantitativo y está vinculado a la reducción de los gastos de personal mediante una disminución de las horas pagadas. Esto puede ser el resultado de una reducción en las horas trabajadas (menos horas extra o complementarias), una disminución en la contratación de personal temporal o la decisión de no sustituir a empleados durante bajas, ausencias por enfermedad o días de RTT (libranza por exceso de jornada), gracias a una mejor organización.
Estos beneficios también pueden derivarse de decisiones estratégicas relacionadas con la modificación de contratos, reducciones de plantilla o la reubicación de empleados en otros departamentos o centros de trabajo.
Beneficios cualitativos y reinversión del rendimiento
El segundo tipo de beneficio es cualitativo y representa las horas reinvertidas en la mejora general de la tienda. Por ejemplo, si decides asignar más horas a asesorar al cliente en el lugar y momento adecuados, deberías ver un impacto directo en las cifras de ventas y en la facturación global. Del mismo modo, si esas horas se redirigen a tareas destinadas a reducir las roturas de stock o la pérdida desconocida (mermas/roturas), deberías notar un aumento en tus márgenes, siempre y cuando, por supuesto, se tengan en cuenta las fluctuaciones generales del negocio.
Por otro lado, puede resultar difícil estimar las ganancias exactas de las horas reasignadas al mantenimiento de la tienda, al facing (merchandising) o a ofrecer una bienvenida más cálida y una mejor atención al cliente. Este tipo de evaluación es más esquiva, ya que depende de la percepción del cliente: la satisfacción que genera una sonrisa, la imagen de marca de la tienda o la profesionalidad del personal.
Dado que estos factores no son directamente cuantificables por la herramienta, es importante mantener una perspectiva equilibrada al medir el éxito.
En última instancia, ser realista significa medir lo que es medible, sabiendo que todo lo demás es, simplemente, la guinda del pastel.
La dimensión humana y el crecimiento gerencial
Más allá de los beneficios cualitativos y cuantitativos, la dimensión humana de la solución representa una ventaja que, aunque quizás sea menos tangible, es muy real. La información y los datos proporcionados al responsable sirven como una base fiable para la toma de decisiones.
Además, al permitir una mejor organización, la herramienta ayuda a los directivos a consolidar su liderazgo, reforzar su rol y, en última instancia, evolucionar en su trayectoria profesional. Un activo incalculable que demuestra su verdadero valor a largo plazo.
El impacto de Timeskipper: un « antes y un después » definitivo
Lo cierto es que existe un ‘antes y un después’ tras la implementación de una herramienta de gestión de actividad. En este sentido, la plataforma Timeskipper te permite recuperar las horas mal asignadas, reducir su frecuencia y reinvertirlas en la experiencia del cliente y en la rentabilidad de la tienda, todo ello teniendo en cuenta los diversos factores que provocan las fluctuaciones del negocio.
Impulsada por un motor predictivo basado en Inteligencia Artificial, Timeskipper es la única plataforma capaz de integrar múltiples flujos de datos para garantizar que los beneficios calculados, como el aumento de las ventas y los márgenes, sean lo más precisos y racionales posible.
Resultados en el mundo real y un ROI rápido
En el sector del retail, el potencial de ahorro es significativo. Basándonos en los testimonios de los clientes de Timeskipper, el ROI de este enfoque se alcanza sistemáticamente en menos de seis meses y, con frecuencia, en menos de tres.
Para ilustrar esto, analicemos un supermercado típico de tamaño medio que utiliza nuestra herramienta de gestión de actividad con los siguientes datos:
- Facturación anual : 15 millones de euros
- Plantilla :
- 6 empleados a 30 horas/semana
- 8 empleados a 36,75 horas/semana
- Coste por hora cargado : 18 €
- Total de horas trabajadas al mes : 2.052 horas (redondeado a 2.000 para este ejemplo)
- Costes laborales mensuales : 36.936 € (redondeado a 37.000 € para este ejemplo)
- Horas mal asignadas (calculadas por la solución) : 20%, es decir, 400 horas al mes.
Gracias al uso diario de la solución y a una asignación de tareas optimizada, se logró recuperar con éxito el 50% de esas horas, lo que suma un total de 200 horas al mes. Esto representa una ganancia mensual teórica de 3.600 €, o más de 43.000 € al año.
Categoría de beneficio 1: ahorro directo en costes laborales
La solución demuestra que, de las 200 horas recuperadas, el 40% están vinculadas directamente a una reducción de las horas de trabajo totales (80 horas). Esto representa una reducción en los gastos de personal valorada en 1.440 € al mes, lo que equivale a más de 17.000 € anuales.
Categoría de beneficio 2: reinversión en la excelencia operativa
Un análisis de las horas recuperadas restantes muestra que el 40% (80 horas) se reasignaron a áreas de alto impacto: aumentar la presencia en sala para el asesoramiento al cliente, reducir las roturas de stock y la pérdida desconocida, mejorar el facing y la calidad del merchandising, y el mantenimiento general de la tienda.
Al analizar los datos de la tienda, a menudo es posible rastrear la tendencia positiva en estas áreas. En nuestro ejemplo:
- Una mejora del 10% en la tasa de pérdida desconocida resulta en una ganancia de 6.000 € al año.
- Una reducción de las roturas de stock genera 1.000 € adicionales al año.
(En el caso del retail especializado, estas horas redireccionadas suelen conducir a una mejora marcada en el volumen total de ventas).
Como se mencionó anteriormente, los beneficios ligados a la percepción del cliente, como la presentación de la tienda, la calidad de la bienvenida y el apoyo del personal, son más difíciles de cuantificar en términos puramente financieros. Sin embargo, fijándonos solo en las ganancias financieras reales y medibles, ¡el total ya alcanza los 24.000 € al año!
La plataforma SaaS de Timeskipper para la gestión de la actividad diaria te permite visualizar y modelar tu nueva estructura organizativa. Integra, en tiempo real, tanto las fluctuaciones del negocio como los imprevistos y limitaciones diarios propios de tu sector, tales como la versatilidad del personal y la multitarea entre departamentos. Al identificar y recuperar el tiempo infrautilizado, la plataforma te permite reinvertir esas horas en innovaciones que impulsan el rendimiento de la tienda.
Para alcanzar y superar tus objetivos, ¡piensa en Timeskipper!
