¿El “tiempo perdido” en el punto de venta se debe simplemente a tareas realizadas demasiado lento por los equipos? Entonces bastaría con acelerar el ritmo para resolver el problema… La conclusión es tentadora, pero los hechos dicen otra cosa.
En tienda, tiempo perdido significa tiempo mal utilizado y suma, de media, entre el 20 % y el 30 % de las horas de trabajo de los equipos. Inconcebible, y sin embargo, es una realidad organizativa del punto de venta que, paradójicamente, supone una oportunidad para quien sepa aprovecharla.
Pero, antes de nada, ¿qué entendemos por tiempo mal utilizado? ¿Y cómo identificarlo para ahorrarlo y/o reasignarlo, con el fin de mejorar el asesoramiento en venta y ganar en calidad? ¡La respuesta, de la mano de TimeSkipper!
¿Qué es el “tiempo perdido”?
Hablamos de “tiempo perdido” para referirnos a horas de trabajo mal utilizadas, que lastran la calidad y la rentabilidad sin posibilidad de recuperarlas. Distinguimos tres manifestaciones:
- Horas de presencia sin actividad: las tareas prioritarias están terminadas y no hay asignación a otras; la actividad entra en un “valle”; un imprevisto retrasa el inicio de una tarea… múltiples razones que acaban sumando “horas pagadas sin actividad” que, a menudo, equivalen a más de una jornada “sin hacer nada” cada 10 días, por persona.
- Horas dedicadas a tareas sin valor añadido: pueden ser el resultado de un mal equilibrio entre tiempos de tareas.
- En un punto de venta de alimentación, puede haber demasiado repaso en comparación con la reposicion (puesta en lineal).
- En una tienda especializada, el tiempo de acompañamiento al cliente puede resultar insuficiente frente a las tareas de gestión
- También pueden deberse a exceso de sobrecalidad o a un ritmo inadecuado para “ocupar el tiempo”.
- En un punto de venta de alimentación, puede haber demasiado repaso en comparación con la reposicion (puesta en lineal).
En resumen, el trabajo realizado no es pertinente.
Horas ligadas a sobrecargas de trabajo que podrían haberse repartido: además del riesgo evidente sobre la calidad del trabajo entregado, la sobrecarga en una persona puede activar horas extra. Sin embargo, a menudo se descubre a posteriori que, en ese mismo momento, varios compañeros con las competencias necesarias tenían tiempo disponible y podían haber absorbido la sobrecarga.
Regla de oro para cuantificar ese tiempo mal utilizado
Si quieres detectar el tiempo mal utilizado, el primer imperativo es medir la duración de las tareas.
¿Cómo?
- Para cada tarea, hay que definir un tiempo estándar: es el tiempo medio y razonable que necesita una persona con las competencias requeridas para realizarla.
- Para las tareas que varían según un volumen de actividad, también hay que identificar los datos externos que permiten calcular su duración.
- Ojo: en esta fase, conocer las buenas prácticas del oficio para ejecutar cada tarea y dominar los métodos de cronometraje es esencial, porque permite evaluar los tiempos con precisión.
A continuación, para cada colaborador, se trata de calcular la carga de trabajo asociada a las tareas a realizar y compararla con las horas de trabajo pagadas. De este modo, distinguirás:
- las horas con carga de trabajo y las horas sin actividad,
- quién va sobrecargado y quién tiene carga insuficiente.
Combinando estos datos, puedes determinar de un vistazo quién está pagado sin actividad y quién está sobrecargado.
Ahora bien, entran en juego multitud de factores en la cuantificación e identificación del tiempo perdido. Entregas, flujo de clientes, contexto (meteorología o eventos que impactan, etc.) hacen variar la actividad y, con ella, las necesidades de recursos. Y es a partir de esta “no linealidad” cuando el carácter titánico del reto se hace evidente.
No tires la toalla, pero tampoco te empeñes a ciegas: ¡equípate mejor!
¿Cómo convierte TimeSkipper ese tiempo perdido en tiempo disponible?
Recordatorio: el reto consiste en comparar cada día las horas de trabajo de los colaboradores (su planning horario) con la carga de trabajo de cada uno, para detectar el potencial de horas a captar.
La integración de los horarios de los colaboradores en la plataforma TimeSkipper es muy sencilla: puedes introducirlos manualmente o vía interfaz con una solución de SIRH (Sistema de Información de RR. HH.) o de WFM (Workforce Management).
Por eso, en este capítulo detallaremos cómo calcula la plataforma la carga de trabajo y qué tipo de información tienen a su disposición los managers de punto de venta, para ayudarles a captar ese tiempo disponible.
El cálculo de la carga de trabajo
Antes de nada, conviene modelizar la organización existente en la plataforma TimeSkipper, desglosando toda tu actividad por procesos, tareas y, cuando proceda, operaciones, y añadiendo los estándares de tiempo de cada tarea.
Una vez hecho este parametrizado, ya puedes asignar a cada colaborador una jornada tipo que incluya todas las tareas a realizar a diario.
Después, como se comentaba en el capítulo 2, hay que recuperar datos externos para calcular la duración diaria de ciertas tareas que varían en función del volumen de actividad, ¡ultraprecisión ante todo! En este sentido, distinguimos dos tipos de flujos: datos reales y datos previsionales.
- Datos reales: información relativa al número de productos recibidos (bultos o palés), a los volúmenes de promoción anticipados, al número de pedidos de productos a preparar para entregas a domicilio, drive, etc. A menudo, es posible extraer estos datos del sistema de información o del sistema de aprovisionamiento de la enseña.
- Datos previsionales: se refieren, por ejemplo, al número de productos vendidos que requieren asesoramiento en venta, al número de horas de caja, etc. Estas previsiones se generan con nuestro módulo de IA o se recuperan, cuando existen, del sistema de información de la enseña.
Tras modelizar con detalle la actividad del punto de venta y conectar la plataforma a los flujos de datos externos, el manager genera su planning. La carga de trabajo se calcula integrando los distintos flujos, y un algoritmo la asigna a cada colaborador, teniendo en cuenta sus competencias (con o sin polivalencia), su jornada tipo, sus tareas prioritarias, obligatorias y con horario restringido.
La información clave que te da TimeSkipper
La herramienta te ofrece un planning diario y un cuadro de mando preciso, que permite visualizar la carga de cada colaborador y distinguir rápidamente las horas disponibles. Del mismo modo, en caso de sobrecarga, los managers pueden suavizarla muy fácilmente.
El reporting también pone en evidencia el peso relativo de cada tipo de tarea en tu actividad (por ejemplo, la reposición en lineal o el tiempo de asesoramiento en venta) a lo largo de una semana, un mes, etc.
Y, precisamente, tras un mes de funcionamiento, llega el momento de analizar la actividad para identificar esos famosos tiempos mal utilizados por equipo y por colaborador. Objetivo: reorganizar el trabajo sobre la base de datos objetivos, en función de la realidad del terreno, y dominar el pilotaje para ganar en eficacia, productividad y, en consecuencia, rentabilidad.
Lo habrás entendido: una modelización “precisa y necesaria” de la actividad de un punto de venta, así como la asignación de recursos a una carga de trabajo calculada en un instante t, son inviables sin una herramienta de pilotaje diseñada para ello. Fácil de usar y sinónimo de gran ahorro de tiempo para los managers, la plataforma de pilotaje de la actividad diaria TimeSkipper se adapta a las especificidades de cada sector y a las restricciones de cada punto de venta.
El tiempo mal utilizado se identifica, y las horas recuperadas se reasignan al servicio de la experiencia cliente y de la rentabilidad.
