Le rôle du logiciel de pilotage d’activité dans un point de vente, consiste à optimiser l’organisation du travail des équipes; il permet de s’adapter aux variations de l’activité en temps réel, de manière à gagner en efficacité et en rentabilité, grâce à une meilleure anticipation. S’il est légitime de vouloir mesurer l’impact d’un tel outil sur les performances, la question est de savoir de quelle manière le faire. Autrement dit, est-il possible de calculer un ROI sur la mise en œuvre d’une plateforme de pilotage d’activité dans un magasin ?
Il faut savoir qu’un modèle ne permet pas de mesurer l’ensemble des bénéfices dans ce type de solution, car tout ce qui relève de l’humain et du qualitatif n’est pas forcément quantifiable. Néanmoins, certains moyens ont été éprouvés, et permettent une approche précise de la mesure du ROI. Voici comment vous y prendre …
Calculer les coûts salariaux
Dans un premier temps, il convient de répertorier le nombre de collaborateurs gérés dans l’outil de pilotage et le nombre d’heures de travail hebdomadaire par type de contrat.
Ensuite il reste à calculer le nombre d’heures travaillées, par mois, que l’on multiplie par le coût horaire chargé moyen de chaque collaborateur pour obtenir un coût mensuel.
Estimer les heures mal utilisées
L’outil de pilotage d’activité permet, rapidement après sa mise en place, de repérer le poids des heures mal utilisées, qui varie en général, de 15% à 30%, selon les points de vente et le secteur d’activité. Il s’agit d’heures de travail pendant lesquelles vous aurez constaté une inactivité, d’heures supplémentaires générées par une surcharge de travail, ou encore d’heures employées à des tâches à moindre valeur ajoutée. L’exercice consiste donc à faire diminuer l’ensemble de ces heures mal employées en les affectant à d’autres tâches ou en les économisant.
Après une période de quelques mois, pendant laquelle l’organisation du travail aura été, grâce à votre outil, mieux adaptée à l’activité, vient le moment de faire un point sur la diminution des heures mal utilisées et de mesurer le gain des heures captées. Ainsi, il vous est possible de calculer le coût horaire gagné et le gain total.
Calculer les gains liés à l’usage de votre outil de pilotage d’activité
La question revient à savoir de quelle manière les heures mal utilisées ont été économisées ou réinvesties, et ce que leur nouvelle affectation a permis de rapporter.
On distingue deux types de gains, le premier, quantitatif, est lié à la diminution des frais de personnel à travers la réduction des heures payées. Elle peut être due à une réduction des heures travaillées (moins d’heures supplémentaires et complémentaires), à la baisse des contrats intérimaires, au non remplacement lors de congés, maladie ou RTT, grâce à une meilleure organisation. Elle peut être également le fruit de décisions concernant la modification de la nature des contrats, leur suppression ou la réaffectation de collaborateurs sur un autre service ou un autre lieu.
Le second type de gain concerne un aspect plus qualitatif, puisqu’il représente les heures réinvesties dans l’amélioration générale du magasin. Par exemple, si vous avez décidé d’allouer plus d’heures de conseil au bon endroit et au bon moment, vous devriez pouvoir observer une variation des ventes et du chiffre d’affaires. Si les heures ont été affectées à des tâches visant à réduire les ruptures ou la casse, vous devriez constater une augmentation de votre marge … tout cela, bien entendu, en tenant compte des variations de l’activité.
En revanche, il est parfois difficile d’estimer les gains sur les heures qui ont été réallouées à la tenue du magasin, à la qualité du facing, à un meilleur accueil ou un meilleur accompagnement : cette évaluation au caractère fugace – satisfaction ressentie face à un sourire, à l’image du magasin, aux compétences des collaborateurs, … – tient à la perception du client et n’est donc pas quantifiable par l’outil. Il est ainsi important de rester dans la mesure.
« Mais rester dans la mesure c’est mesurer ce qu’on peut mesurer en ce disant qu’avec le reste ça ne peut être que mieux ! »
Au-delà des gains qualitatifs et quantitatifs, la dimension humaine de la solution constitue également un gain qui est certes moins palpable, mais bien réel. En effet, les informations fournies au manager, constituent un support pertinent à la prise de décision. De même, l’outil contribue, par une meilleure organisation, à assoir sa posture, renforcer son rôle, et de manière générale à faire le faire grandir … une richesse qui prend son sens sur le long terme.
Toujours est-il qu’il existe bel et bien un avant et un après la mise en place d’un outil de pilotage d’activité. A ce titre, la plateforme Timeskipper permet de capter les heures mal utilisées, de diminuer leur nombre et de les réinvestir dans la qualité de l’expérience client et la rentabilité du point de vente, tout en prenant en compte les facteurs susceptibles de faire varier l’activité. Grâce à son moteur prédictif s’appuyant sur une Intelligence Artificielle, Timeskipper constitue la seule plateforme capable d’intégrer des données multiples, de sorte à ce que le gain calculé – sur l’augmentation des ventes et de la marge par exemple- soit aussi précis et rationnel que possible.
Dans la distribution, les sommes économisées sont énormes si l’on considère les retours d’expérience des clients de Timeskipper, d’autant que le ROI dans ce type d’approche est toujours inférieur à 6 mois et régulièrement inférieur à trois mois.
Pour illustrer nos propos, nous prendrons l’exemple d’un magasin qui pilote l’activité de ses équipes sur une moyenne surface alimentaire dont les données sont les suivantes :
- CA : 15 millions d’euros annuels
- 6 collaborateurs à 30h/semaine chacun
- 8 collaborateurs à 36,75h/semaine chacun
- Coût horaire chargé : 18€
- Nombre d’heures travaillées par mois : 2052 heures, arrondies à 2000 pour l’exemple
- Coûts mensuels salariaux : 36 936€, arrondis à 37 000€ pour l’exemple
- Poids des heures mal utilisées, calculé dans la solution : 20%, soit 400 heures par mois.
Après usage quotidien de la solution et une meilleure affectation de ces heures, 50% ont pu être captées, soit 200 heures par mois. Ce qui représente un potentiel théorique de gain mensuel valorisé à 3 600€, et plus de 43 000€ par an.
Type de gain n°1 : la solution montre que sur les 200 heures captées, 40% sont liées à une baisse du nombre d’heures de travail (80 heures), ce qui représente une économie de frais de personnel valorisée à 1440€ par mois, soit plus de 17000€ annuels.
Type de gain n°2 : l’analyse du reste des heures captées démontre que 40% (80 heures) ont été réaffectées dans une plus grande présence dans le conseil à la vente, la diminution des ruptures et de la casse, dans la qualité et le facing ainsi que dans le nettoyage du magasin etc… Sur l’ensemble de ces heures, il est souvent possible d’observer à partir des données du magasin l’évolution et la baisse du taux de casse et des ruptures (et pour la distribution spécialisée une amélioration des ventes).
Dans notre exemple une amélioration de 10% du taux de casse constitue dans ce point de vente, un gain de 6000€ par an, et la baisse du taux de rupture, un gain de 1000€. Comme expliqué ci-dessus, les bénéfices liés à la perception du client (tenue du magasin, accueil, accompagnement, qualité du facing …) sont plus difficilement quantifiables en termes financiers, mais rien que le seul gain financier réel et mesurable, représente déjà 24000€ annuels !
La plateforme Saas de pilotage d’activité au quotidien Timeskipper, vous permet de matérialiser et modéliser votre nouvelle organisation, intégrer en temps réel les variations de l’activité de votre point de vente ainsi que les alea et les contraintes liées à votre métier, comme la polyvalence ou la multi affectation. Des temps mal utilisés sont identifiés et récupérés pour être investis dans les innovations en lien avec l’amélioration des performances du point de vente. Pour réaliser vos objectifs et les dépasser, pensez Timeskipper !
