Steuerung der Kommissionierungsteams: Ein Management in drei Zeithorizonten
Die Zunahme von Drive-Diensten im Lebensmittelhandel in den letzten Jahren ist ein echter Wachstumsmotor für die Verkaufsstellen, aber sie kosten sie nicht weniger! Die Personalkosten für die Kommissionierung und Auslieferung der Bestellungen sind hoch, und eine Weitergabe an den Endkunden kommt nicht in Frage. Ein schwerer Schlag für die Rentabilität!
Die Antwort auf diese wirtschaftliche Sensibilität des Modells liegt in der Fähigkeit, die Kommissionierung und die Zeitfenster, in denen die Produkte den Kunden zur Verfügung gestellt werden (Sloting), zu synchronisieren, und gleichzeitig das Versprechen einzuhalten (bestellte Artikel werden pünktlich geliefert). Und um dies zu erreichen, ist es notwendig, die richtige Arbeitsbelastung zu planen und eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Die Rede ist natürlich von der Steuerung von Aktivitäten. Die Frage ist nur, wie man damit umgeht, wenn es um das Thema Drive-Aktivitäten geht!
Das Unternehmen TimeSkipper stellt in diesem Zusammenhang die neuen Funktionen seiner Plattform zur Steuerung der Arbeitsaktivität in der Verkaufsstelle vor, die sich auf die Vorhersage und Bewertung der Aufgaben des Drive beziehen. Erklärungen…
1. Vorbereitungsmethoden und Drive-Typologien: Besonderheiten, die die Produktivität beeinflussen
Es ist wichtig, die verschiedenen Drive-Typen und Vorbereitungsmethoden zu berücksichtigen, da sie sich erheblich auf die Arbeitsbelastung auswirken.
Denn je nach Einzelhandelsunternehmen können die Vorbereitungsmethoden variieren:
- Bestellungsweise: Der/die Kommissionierer/in verwaltet einen Bestellung nach dem anderen.
- Mehrere Bestellungen: Der/die Kommissionierer/in erledigt mehrere Bestellungen gleichzeitig.
- Gesplittete Bestellungen: Mehrere Personen bereiten mehrere Bestellungen gleichzeitig vor, aber alle sind jedoch nur für einen Bereich zuständig, z. B. für frische oder trockene Produkte.
Ebenso unterscheiden sich die Drive-Typologien:
- Picking-Modell: Bestellungen werden aus dem Bestand des Lagers kommissioniert.
- Remote-Modell: Ein Lagerhaus oder Darkstore ist für den Bestand der auf der E-Commerce-Website angebotenen Waren (die Anzahl der Referenzen ist dann im Vergleich zur Verkaufsstelle reduziert) sowie für die Vorbereitung und die Übergabe an den Kunden bestimmt.
- Hybridmodell: Ein Vorrat an umsatzstarken Produkten wird dem Drive gewidmet, und die ergänzende Vorbereitung erfolgt in der Verkaufsstelle.
- Spezielle Kommissionierplattformen: Einige Handelsketten wie Carrefour besitzen diese Art von Struktur, die die Lagerung der Produkte, die Kommissionierung der Bestellungen (in der Regel mit einem hohen Mechanisierungsgrad) und die Lieferung an Abholstellen, wie z. B. Fußgänger-Drives in Städten, sicherstellt.
Um die Arbeitsbelastung der Kommissionierungsteams zu berechnen und zu steuern, ist es unerlässlich, vorab ein Aufgabenverzeichnis mit durchschnittlichen Einheitszeiten zu erstellen, die an die Besonderheiten jedes Drive-Typs angepasst sind.
Auf diese Weise erfolgt die Zuweisung der richtigen Anzahl von Personen entsprechend den eingehenden Bestellungen auf einer gerechten und relevanten Grundlage.
2. Steuerung der Kommissionierungsteams: Ein Management in drei Zeithorizonten
Warum ist die Steuerung der Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Drive so entscheidend?
Es steht zweierlei auf dem Spiel. Tatsächlich ist es absolut wichtig, das Paar Arbeitsbelastung/Kapazität (Auslastungsgrad) zu optimieren, um zu verhindern, dass die Kommissionierungsteams zu wenig oder im Gegenteil zu viel Arbeit haben. Warum?
Im ersten Fall kosten diese unbesetzten Arbeitsstunden das Einzelhandelsunternehmen viel Geld, zumal beim Drive die Mitarbeiter anstelle des Kunden einkaufen gehen.
Im anderen Fall geht es darum, die Überlastung abzudecken oder sogar vorzuschlagen, möglichst viele Zeitfenster (Slots) zu öffnen, indem man sich auf verfügbare Ressourcen aus anderen Bereichen stützt, die das Drive-Team unterstützen können.
Diese Logik der genauen Steuerung von Arbeitsbelastung und Auslastung ermöglicht also eine Umsatzsteigerung, durch die Eröffnung maximaler Bereitstellungsslots und trägt zum Wachstum des Marktanteils des Geschäfts bei.
Zu diesem Zweck sind drei Zeithorizonte zu berücksichtigen:
1. T-3 Wochen: Festlegung der Größe der Kommissionierungsteams
In dieser ersten Phase geht es darum, die Arbeitsbelastung für die Kommissionierungsaufgaben zu berechnen, ausgehend von einem prognostizierten Volumen an Online-Bestellungen, das auf historischen Daten beruht. Einerseits ermöglicht dieses Volumen, die Anzahl der Personen zu bestimmen, die man braucht, um es zu decken. Zum anderen dient es dazu, die Kapazität in Bezug auf die Zeitfenster für die Bereitstellung von Kundenaufträgen zu überprüfen, wobei insbesondere die Anzahl der Fahrzeuge, die gleichzeitig verwendet werden können, sowie die Ladezeit berücksichtigt werden.
2. T-1: Erstellung des Zeitplans für den nächsten Tag
Zu diesem Zeitpunkt gibt es einen Bestand an tatsächlichen Bestellungen (die am nächsten Tag vorbereitet werden) sowie eine feste Anzahl an geplanten Mitarbeitern.
Ausgehend von diesen Informationen werden den Kommissionierern Aufgaben zugewiesen, wobei zwei Parameter berücksichtigt werden:
- Die berechnete tatsächliche Arbeitsbelastung, die sich aus der Überlagerung der tatsächlichen Bestellungen mit der ursprünglichen Prognose ergibt.
- Die Auslastung des Drive-Teams und die mögliche Verfügbarkeit in anderen Bereichen.
Zu diesem Zeitpunkt kann je nach Kapazität auch eine erste Anpassung der Slot-Eröffnungen in Betracht gezogen werden, um die Zahl der potenziellen Bestellungen zu maximieren oder sie je nach den vorhandenen Ressourcen zu begrenzen.
3. Tag T: Dynamische Anpassung der Arbeitsbelastung und deren Zuweisung an die anwesenden Personen
Es geht darum, Bestellungen, die morgens von Kunden aufgegeben werden, um am selben Tag abgeholt zu werden, in den Dienstplan aufzunehmen. Sie ergänzen damit die Arbeitsbelastung, die am Vortag anhand des Auftragsbestands berechnet wurde.
Es gibt zwei Fälle:
- Wenn die am Tag T-1 eingegangenen Bestellungen und die Bestellungen am selben Tag ähnlich aussehen wie die Prognose, entspricht die berechnete Arbeitsbelastung der drei Wochen im Voraus geplanten Arbeitsbelastung. Man hat also die richtige Anzahl an Mitarbeitern, um die Aufgaben zu erledigen, und außerdem stimmt die Anzahl der offenen Slots mit dem Bedarf überein.
- Wenn die Gesamtzahl der Bestellungen für denselben Tag jedoch unter der Prognose liegt, dann ist die Anzahl der anwesenden Personen (außer bei unvorhergesehenen Abwesenheiten) unverändert. Und hier offenbart die dynamische Anpassung ihr ganzes Potenzial.
Da die Arbeitsbelastung anhand der Anzahl der Bestellungen am selben Tag neu berechnet wird, wird die Verfügbarkeit bei einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern hervorgehoben und es kommt zur Öffnung von Zeitfenstern für die Bereitstellung an den Kunden, die im Vorfeld hätten geschlossen werden können. Die Methode funktioniert auch, wenn es notwendig ist, Slots zu schließen, wenn die Grenzen der Kommissionierungs- und/oder Lieferkapazitäten erreicht sind
In jedem Fall ist die Auslastung zu jedem Zeitpunkt optimal!
3. Funktionen des E-Commerce-Moduls der TimeSkipper-Lösung
Fassen wir die Methodik zusammen, die Sie befolgen müssen, um die Drive-Aktivitäten zu steuern und die Slots genau anzupassen:
1. Festlegung der Teamgröße zur Abdeckung einer voraussichtlichen Arbeitsbelastung:
Die Stärke des Tools besteht darin, dass es auf der Grundlage einer Historie und eines sehr genauen Vorhersagealgorithmus das Arbeitsvolumen (d. h. die Anzahl der zu kommissionierenden Bestellungen) drei Wochen im Voraus bis zum Vortag vorhersagen kann, ebenso wie die Anzahl der Personen, die benötigt werden, um dieses Arbeitspensum abzudecken,
In dieser Etappe wird die Arbeitsbelastung, In Form von Zeit für die Kommissionierung von Bestellungen, pro Stunde zugewiesen.
2. Anpassung der Planung je nach Bestellungen
Am Vortag ruft die TimeSkipper-Lösung den Auftragsbestand ab und überlagert die tatsächliche Kommissionierungsbelastung mit der Prognose. Anschließend weist das Tool sie den Kommissionierern zu, wobei der Auslastungsgrad und die Öffnung der Slots optimiert werden.
Am eigentlichen Tag wird die tatsächliche Auslastung anhand der im Laufe des Tages eingegangenen Bestellungen viertelstündlich neu bewertet und ebenfalls pro Kommissionierer/in zugewiesen, entweder automatisch oder durch den Manager.
Das E-Commerce-Modul TimeSkipper fügt sich also vollständig in den Ansatz der Steuerung der Arbeitsbelastung und der Optimierung der Slots ein. Die Einheitszeiten und die verschiedenen Aufgaben des Drive sind im Tool parametrisierbar, je nach Modell und Typologie der Struktur. Seine Flexibilität ermöglicht es außerdem, sich an veränderte Methoden anzupassen: z. B. den Übergang von einem „Bestellungsweisen“ Modell zu einem Modell „Bestellung nach Sektor aufgesplittet“. Außerdem kann die Plattform die drei oben beschriebenen Zeiträume perfekt verwalten, sodass eine Auslastung mit festen Teams im Voraus geplant werden kann, wobei der tatsächliche Auftragspuffer bekannt ist, um die Aufgaben den einzelnen Personen zuzuweisen.
Schlussfolgerung
Mit TimeSkipper passen Sie die Arbeitsbelastung in Echtzeit neu an und verwalten die Öffnung von Slots optimal. Und wenn die größte Herausforderung darin besteht, die Slots zu 100 % auszulasten und die Kapazitäten zu optimieren, haben Sie bereits einen echten Hebel zur Umsatzsteigerung und Rentabilitätskontrolle in der Hand!
