A quoi sert l’outil de simulation de la charge de travail en point de vente ?
C’est pourquoi prévoir et simuler la charge de travail, est capital. Il faut d’une part, savoir calculer la quantité de travail futur à partir des datas liées au nombre et au type de tâches, et d’autre part dimensionner les équipes pour couvrir cette charge de travail. Il s’agit en effet de toujours disposer du bon nombre de personnes, au bon endroit, et au bon moment, pour bien servir le client en fonction des variations d’activité, tout en maintenant la rentabilité du magasin … Et c’est là toute la difficulté !
En effet, compte tenu de l’organisation et des équipes en place, comment affecter le bon nombre de personnes à la baisse ou à la montée en charge des volumes ? Comment décider de réattribuer les tâches lorsqu’on anticipe une sous charge ou une surcharge ? A quel moment embaucher ou ne pas remplacer ? Comment évaluer la pertinence de reporter ou non des tâches ?
Un vrai sujet qui trouve sa réponse dans la prévision et la simulation de la charge de travail en magasin.
Concrètement les enseignes s’appuient sur les prévisions et la simulation de la charge de travail dans les cas suivants : saisonnalité forte, fermeture d’un magasin concurrent pendant une période donnée dans la zone de chalandise, agrandissement ou ouverture d’un magasin ou d’un Drive, et préparation d’un budget. Démonstration …
I- Anticipation de la saisonnalité
Prenons l’exemple d’un magasin de bricolage. Pendant la haute saison, le point de vente accueille plus de clients sur la surface de vente, propose plus de produits (salons de jardins, barbecue, …) et les équipes sont amenées à gérer des activités supplémentaires telles que l’animation des univers dédiés à la saison. Dans le cas d’un magasin alimentaire situé en zone touristique, la haute saison impose de prévoir les surcroits d’activité des équipes, liés à l’augmentation du volume de produits permanents et à l’implantation des rayons saisonniers.
La solution Timeskipper permet d’évaluer pendant la période, l’évolution du chiffre d’affaires, des volumes de produits futurs, ou encore l’évolution des heures de vente. Ensuite, à partir de l’organisation des équipes en place et tout en tenant compte de leurs vacances, l’outil génère les plannings de tâches par semaine, par jour et par individu. Il convient alors d’observer à quel moment -c’est-à-dire quelle semaine, quel jour et pendant combien de temps- il est nécessaire de couvrir une charge complémentaire. Il en résulte une capacité à pouvoir dimensionner le nombre de personnes à affecter pour couvrir la charge de travail complémentaire !
Ainsi sont déterminés les deux temps de la saisonnalité :
1-La prévision de la montée en charge pour déterminer à quel moment l’activité nécessitera des personnes en plus pour conserver la qualité d’accueil, de service et de tenue du magasin. Cela consiste pour la saison qui arrive, à ajouter X personnes par jour, en fonction des heures, de manière à optimiser l’occupation des collaborateurs -en tenant compte de leurs vacances- et servir au mieux les clients.
2- La prévision de la baisse de charge afin de savoir quand se séparer des contrats intérimaires, de manière à ne pas dégrader la rentabilité sur la fin de saison
II – Valorisation des opportunités liées à la fermeture temporaire d’un concurrent
Si un magasin concurrent dans une zone de chalandise doit fermer pendant un certain temps, pour cause de travaux par exemple, il est crucial d’anticiper le report de la clientèle, de manière à saisir les opportunités de prendre des parts de marché ! A ce titre, la mise en place d’une organisation parfaite pour séduire puis fidéliser les clients potentiels n’est pas une option. L’une des actions à anticiper peut consister par exemple à augmenter le nombre d’heures affectées à l’accueil et au conseil client, sur fond de qualité du service optimale.
Dans ce cas, à partir des données dont elle dispose, la plateforme Timeskipper intègre les hypothèses d’évolution en nombre de clients complémentaires et de chiffre d’affaires, puis en analyse l’impact sur l’activité. Ainsi, on peut déterminer quels types de tâches et quelles activités complémentaires doivent être réalisées pour rendre le magasin plus attractif, fidéliser les nouveaux clients et bien sûr, prendre des parts de marché !
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III – Simulation d’ouverture ou d’agrandissement d’un magasin
Dans le cas de l’agrandissement ou de l’ouverture d’un magasin, la prévision est effectuée sur plusieurs axes :
- Calcul du volume supplémentaire d’activité généré par l’agrandissement du point de vente,
- Redimensionnement et réaffectation des personnes selon leurs compétences,
- Prévision d’embauche avec les compétences ad hoc, pour couvrir le surcroit de charge de travail.
Pour simuler les besoins lors de l’ouverture d’un nouveau magasin, il convient d’identifier au sein de l’enseigne, un magasin comparable en termes de surface et de type de clients. Ce point de vente constitue le pivot organisationnel sur lequel la solution Timeskipper s’appuie pour effectuer la simulation d’activité sur le nouveau magasin.
Autrement dit, en fonction du nombre de collaborateurs et de ce que fait chacun d’entre eux au cours de la journée dans le magasin référent, l’outil est capable de déterminer le bon nombre d’heures de travail et les compétences nécessaires pour couvrir l’activité du nouveau magasin, au fur et à mesure de la montée en charge.
Cette simulation permet de déterminer le nombre de personnes avec lesquelles débuter l’activité, et éventuellement le nombre de personnes à embaucher pour faire face à la montée en charge … en assurant l’accueil, la qualité et les services sans pour autant exploser les frais de personnel dès le départ !
IV – Ouverture bien anticipée d’un Drive
La question qui se pose est la suivante : « En fonction du nombre de commandes escompté, quel est le volume de travail généré, comment affecter les personnes pour assurer la préparation des commandes prévisionnelles, et possède-t-on des marges de manœuvre ? »
En effet, s’il est important de prévoir le volume réel de la charge, disposer d’ une marge de flexibilité de manière à réagir rapidement en cas de pics de commandes et donc de montée en charge sur les activités de préparation, l’est tout autant.
La solution Timeskipper calcule et prévoit le volume de travail, avant de comparer la charge aux horaires prévisionnels des équipes jour par jour. L’objectif étant de s’assurer qu’il existe une capacité de préparation suffisante pour satisfaire les clients et d’être éventuellement en mesure de proposer d’autres créneaux.
V- Prévision budgétaire pertinente
Face à un chiffre d’affaires cible, le défi majeur réside dans la capacité à calculer le nombre d’heures de travail nécessaires pour assurer sa réalisation.
La force de Timeskipper, lors de l’exercice de préparation budgétaire, consiste à pouvoir anticiper, avec l’équipe en place et l’organisation déjà modélisée ainsi que ses évolutions futures, la charge de travail par personne, par jour et par semaine.
Ainsi, il est possible de déterminer exactement combien de personnes doivent être affectées par activité, par univers, … en modélisant l’organisation du magasin futur.
La prévision et la simulation de la charge de travail représentent des piliers organisationnels incontournables pour les enseignes de la distribution. Elles permettent en effet de savoir affecter les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment et en effectif adéquat … une condition essentielle pour assurer la qualité et la satisfaction client.
A ce titre, grâce à l’ensemble des « datas » existant dans sa base, l’outil Timeskipper se révèle d’une efficacité et d’une précision inégalées, permettant ainsi aux points de vente d’anticiper et ajuster avec pertinence toutes leurs décisions opérationnelles stratégiques.
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